合同管理平台

传统管理痛点

The Pain Point of Traditional Contract Management

合同归档不及时

合同没有系统化,都在各个科室内先审核,档案室是最后合同签署完了被动接收合同。容易当月遗漏合同归档.

查找合同不方便

不同部门对合同的调取、使用、查询都存在需求,每个职能对合同的关注点又不一致但是又都有关联,而合同签署的电子版没有有效的存储及控制,合同签署的纸质版保存在档案室,往往在日后合同获取及管理上就造成要不停的去档案室翻合同找凭证,费时费力

财务付款工作难度大

由于工程类合同实施周期长,付款按照进度付款,笔数多,因此财务要付款前,需要再次核对之前的付款金额时间,比例,通过查找凭证或者附上之前凭证的方式来执行。这样都是比较费时费力的事情

供应商管理缺失

之前我们对供应商管理这块相对比较粗放。没有对供应商系统化管理。若供应商的对接人更换,而没有及时交互,则后续在保证对街道的服务上就存在衔接不上且工作不顺畅的隐患

合同变更及补充文件不规范

合同签署后,往往会存在合同的变更,补充会议既要,实施进展报告。而之前这些补充文件容易混乱,如果当事人没有及时归档,那么后续接手人很可能不了解情况,也无法找到对应的文件

建设目标

建立完整的
合同信息管理体系

  • 通过规范合同签署工作并对合同的日常记录及动态管理,充分发挥信息对合同管理工作改进与指导作用,达到合同在整个执行期间的有效管理

提供管理
决策支持

  • 通过平台数据的累积形成庞大的数据库,形成各类统计分析、统计报表及展示图像,为决策者提供准确、科学的决策支持

建立科学的
付款计划

  • 利用动态数据整合,实现合同集中计划管理,合理地安排付款计划,避免人为原因造成的遗漏重复支付,以达到准确高效。改变现有的工作方式

解决统一
合同形式

  • 建立合同模板数据库,系统通过对合同的固定格式范本和格式范本的引用,在范本中固化部分已审核的合同内容。有效规避企业法律风险的同时,大大减轻合同起草和审核过程中的工程量

平台架构